Privacyverklaring

Algemeen

Deze policy is van toepassing op de verzameling, het beheer en het gebruik van uw gegevens door SESS Europe bv – KMO ZONE AKMO II – Heideveld 2, 9960 Assenede – T: +32 9 278 24 73 – Mail: info@sess-europe.eu – BTW: BE0776836178.

Deze policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en op alle bezoekers van onze website. Bij het gebruik van de website https://www.sess-europe.eu worden in beginsel geen gegevens verwerkt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Gegevens worden enkel verwerkt bij het rechtstreeks contacteren in het kader van haar beroepsactiviteit. Bij het verwerken van deze gegevens wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming integraal gerespecteerd.

In deze policy leest u onder andere hoe wij met uw gegevens omgaan, hoe en welke informatie wij (kunnen) verzamelen en voor welke doeleinden we die (kunnen) gebruiken. Daarnaast leest u in dit document informatie over hoe u inzage in uw gegevens kunt krijgen en hoe u uw gegevens kunt (laten) wijzigen of verwijderen.

Waarom en hoe verzamelen we deze gegevens?

SESS Europe bv verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen om de volgende doeleinden na te streven:

• Het communiceren met de gebruiker in het kader van onze beroepsactiviteiten, daarin begrepen het verschaffen van inlichtingen over onze diensten, (nieuwe) producten en speciale acties waarvan wij denken dat die u kunnen interesseren. Alle gegevens die wij verzamelen kunnen met elkaar gecombineerd worden om onze producten, diensten en speciale acties beter af te stemmen op uw persoonlijke behoeften. Verder kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om onze producten, diensten en speciale acties op te volgen, te evalueren en blijvend te verbeteren, onder andere in het kader van algemene of specifieke marktonderzoeken.
• Het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten in het kader van onze beroepsactiviteiten.
• Het aanmaken en beheren van ons klantenbestand.
• Het uitvoeren van onze administratie, onze facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen.
• Het naleven van wetgeving die toepasselijk is op onze dienstverlening.
• Het verbeteren van onze dienstverlening en het verscherpen van onze expertise door het verzamelen van casuïstiek.
• Tot slot kunnen we uw gegevens ook voor statistische doeleinden gebruiken. Hierbij geldt dat we niet alle gegevens altijd voor dezelfde doeleinden verwerken. Sommige gegevens bewaren we bijvoorbeeld alleen voor facturatie en om een gevraagde dienst te leveren, terwijl we andere gegevens gebruiken om het gebruik van onze website te analyseren en te verbeteren.

SESS Europe bv zal geen persoonsgegevens verwerken in het kader van geautomatiseerde individuele besluitvorming noch in het kader van profilering. Onder profilering dient te worden verstaan, conform de definitie uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.

U krijgt altijd de vrije keuze om uw gegevens al dan niet op te geven. We informeren u daarbij steeds duidelijk op voorhand en voor welk doel u uw gegevens opgeeft. Wij houden uw gegevens nauwkeurig en accuraat bij, en niet langer dan noodzakelijk voor het vermelde doel, rekening houdend met onze behoefte om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen, diensten te verbeteren en nieuwe diensten aan te bieden, en de wettelijke voorschriften na te leven. Dat betekent dat we uw persoonsgegevens na uw laatste interactie met SESS Europe gedurende een redelijke periode kunnen bijhouden. Wanneer de persoonsgegevens die we verzamelen niet langer vereist zijn, zullen we deze op een veilige manier vernietigen of verwijderen. Als u e-mails ontvangt omdat u zich daarvoor hebt aangemeld, zoals bij digitale nieuwsbrieven, dan blijft u die ontvangen totdat u zich hiervoor afmeldt.

Juridische basis

SESS Europe bv verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen indien volgende omstandigheden zich voordoen:

• Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst in het kader van onze beroepsactiviteiten.
• Wanneer u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om uw gegevens te verwerken.
• Wanneer de verwerking noodzakelijk is om gerechtvaardigde belangen van SESS Europe bv of van derden te behartigen, behoudens in het geval waarin uw belangen of rechten zwaarder doorwegen dan onze eigen belangen en/of die van derden.
• Wanneer de verwerking van uw gegevens een wettelijke verplichting uitmaakt.

Van zodra u zich akkoord verklaart met onderliggende privacyverklaring, geeft u SESS Europe bv de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken en verklaart u zich uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop deze gegevensverwerking, conform deze privacyverklaring, wordt uitgevoerd.

Welke gegevens verzamelen we?

SESS Europe bv verwerkt enkel deze soorten van persoonsgegevens:

• M.b.t. natuurlijke personen: naam, voornaam, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, ondernemingsnummer, rijksregisternummer of paspoortnummer, domicilieadres en eventueel verblijfsadres, beroep, gebruikelijk rekeningnummer, kopie van identiteitskaart of paspoort (voor- en achterzijde), kopie van KBO-inschrijving, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van eventuele lasthebber(s) van deze natuurlijke personen.
• M.b.t. rechtspersonen: rechtsvorm, vennootschapsnaam, handelsnaam, maatschappelijke zetel, uitbatingszetel, KBO-nummer, btw-nummer, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, kopie van oprichtingsakte en/of (gecoördineerde) statuten, gebruikelijk rekeningnummer, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van bestuurders en/of aandeelhouders en/of begunstigden en/of hoofdcontactpersonen en/of eventuele andere lasthebber(s) van deze rechtspersonen.

Onder persoonsgegevens verstaan we de gegevens die op u als identificeerbare natuurlijke persoon betrekking hebben. De persoonsgegevens die SESS Europe bv verzamelt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die u zelf invoert via de verschillende pagina’s van onze website en die wij verkrijgen door uw gebruik van onze website en/of onze producten en/of diensten. Meer informatie over het verzamelen van gegevens via onze website vindt u in onze cookie policy. Verder gaat het ook over de persoonsgegevens die u ons overmaakt via andere kanalen zoals onder andere per telefoon, via antwoordformulieren, contractdocumenten en dergelijke meer. Tot slot verzamelen we ook gegevens via externe kanalen zoals adressenbeheerders, om actief nieuwe doelgroepen te kunnen bereiken. Met deze mensen nemen we vervolgens contact op, waarna zij de mogelijkheid krijgen om hun gegevens na te kijken, te verbeteren, te wijzigen of ze niet meer te laten gebruiken.

Overdracht aan derde partijen

Op geen enkel moment verkopen of verhuren we uw gegevens aan externe organisaties, ondernemingen of personen. We beschouwen uw gegevens als vertrouwelijke informatie. Bij sommige initiatieven bieden we u bij inschrijving wel de mogelijkheid om op de hoogte te blijven van acties van een of meerdere van de externe partners van dat initiatief. In dat geval moet u daar uw expliciete toestemming voor geven.

Voor een aantal initiatieven doen wij ook een beroep op een externe verwerker. De externe verwerker beheert dan een database die gelinkt is aan de SESS Europe-database. De externe verwerker verbindt er zich toe om de gegevens vertrouwelijk en op een veilige manier te behandelen, volledig in overeenstemming met deze policy. We leggen dit ook steeds contractueel vast met deze verwerkers. Zo zal deze verwerker uw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten uw gegevens gewist worden van zodra die verwerker de opdracht heeft voltooid.

Binnen SESS Europe bv zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben. Uw gegevens kunnen ook worden verzameld en verwerkt door onze verwerkers. Dat zijn de firma’s die in onze opdracht onze databases en website beheren en/of hosten. Zij hebben enkel toegang tot de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak. Op eenvoudig verzoek kunt u een overzicht krijgen van deze verwerkers.

SESS Europe bv kan uw persoonsgegevens delen, al dan niet ter verwerking, met volgende personen of entiteiten:

• De interne medewerkers van SESS Europe bv.
• De boekhouders en/of andere financiële consulenten van SESS Europe bv.
• De IT-providers van SESS Europe bv het kader van hun activiteiten als beheerder, onderhouder, ondersteuner en hoster van https://www.sess-europe.eu en de integrale IT-structuur van SESS Europe bv.
• Externe medewerkers en/of vervangers binnen SESS Europe bv die in onderaanneming diensten verlenen aan SESS Europe bv en/of samenwerken met SESS Europe bv.
• De Cel voor Financiële Informatieverwerkingen van de FOD Financiën.

In het kader van wettelijke verplichtingen kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan derden, overheidsinstellingen, entiteiten of ondernemingen en dit zowel binnen als buiten de EU. SESS Europe bv is in dit geval niet langer verantwoordelijk en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden.

Bewaren van gegevens

SESS Europe bv bewaart uw gegevens in elektronische vorm en dit op een beveiligde server die zich in België bevindt.

SESS Europe bv bewaart uw gegevens in papieren vorm en dit op een beveiligd kantoor, waarin voldoende veiligheidsmaatregelen worden genomen ter bescherming van uw gegevens.

SESS Europe bv zal uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is om de in dit document bepaalde doeleinden te bereiken, behoudens wanneer er andere wettelijke bepalingen van toepassing zijn op de bewaring en verwerking van uw persoonsgegevens.

Wat zijn uw rechten?

U beschikt ook over een aantal rechten met betrekking tot deze gegevens:

• Het recht op informatie inzake het bewaren en/of verwerken van uw gegevens, zoals verstrekt door onderliggende privacyverklaring.
• Het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Het recht om kosteloos een afschrift van uw persoonsgegevens te bekomen.
• Het recht om uw persoonsgegevens te verbeteren.
• Het recht om uw persoonsgegevens te verwijderen, behoudens wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is ter nakoming van een wettelijke verplichting of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
• Het recht om verzet aan te tekenen tegen het combineren van uw persoonsgegevens tot een profiel.
• Het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Het recht om kosteloos bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
• Het recht om uw gegevens die in ons bezit zijn digitaal te ontvangen.
• Het recht om kosteloos uw gegevens over te dragen aan een nieuwe gegevensverantwoordelijke.
• Het recht om uw toestemming, wanneer van toepassing, op niet-retroactieve wijze in te trekken.
• Het recht om klacht in te dienen bij de Privacycommissie als Gegevensbeschermingsautoriteit in België.

Om deze rechten uit te oefenen, moet u een duidelijk schriftelijk verzoek (brief of e-mail) richten aan SESS Europe bv via de algemene contactgegevens waarin duidelijk staat wat u wenst te weten, te corrigeren, te wissen of te ontvangen. Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze producten en diensten wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment, zonder motivatie en kosteloos uitschrijven. U kunt dat doen door contact op te nemen via onze algemene contactgegevens of door in de promotiemailings of digitale nieuwsbrieven te klikken op de uitschrijflink.

Dit zijn onze plichten

SESS Europe bv zal alle noodzakelijke en passende maatregelen nemen ter bescherming van de bewaarde en verwerkte gegevens, onder meer op het gebied van toegangscontrole, fysieke en operationele veiligheid, en dit zowel voor digitale als papieren gegevens. Denk hierbij aan zowel technische- als organisatorische maatregelen (zoals encryptie van gegevens, toegangscontrole tot onze locaties, en beperkte groep van medewerkers die toegang hebben tot de gegevens, enzovoorts).

SESS Europe bv zal, conform de Algemene Verordening Gegevensverwerking, een register bijhouden waarin alle gegevensverwerkingen worden geregistreerd.

SESS Europe bv zal, op verzoek, haar volledige medewerking verlenen aan de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.

SESS Europe bv zal, indien noodzakelijk en/of verplicht, beveiligingsinbreuken alsook datalekken onmiddellijk melden aan de gegevensbeschermingsautoriteiten en dit uiterlijk 72 uur na kennisname van de inbreuk.

Indien deze inbreuken en/of datalekken een hoog risico inhouden voor uw rechten, zal SESS Europe bv eveneens de inbreuk melden aan uzelf en dit uiterlijk 72 uur na kennisname van de inbreuk.

Met deze policy proberen wij u duidelijkheid en transparantie te bieden. Hebt u desondanks nog vragen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact opnemen met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming: SESS Europe – info@sess-europe.eu – +32 9 278 24 73.